Taipei City Secretary Association – Being a Secretary is not Easy (1)

台北市專業秘書暨行政人員協會是台灣最早成立的專業秘書協會，至今已成立30年，早期為外商公司的秘書聯誼會，但中期之後，因秘書職務的普及，以及秘書們的自我成長與肯定，因此將宗旨提升為－協助秘書們擁有更多專業與自信的社會團體。秘書工作，是服務業中最精緻的表現。

秘書們的工作重心，就是預期老闆的需求，並盡力去完成，想盡方法減少老闆的負擔。你可能覺得當個秘書不過就是記錄與提醒，外加整理資料和影印、泡茶，不然就是為了彰顯老闆的偉大，所以需要旁邊放一個唯唯諾諾的花瓶角色。這可就誤會大了，其實秘書擔任的不但是老闆對內對外的公關窗口，還可以成為老闆最強的支援與後盾。

曾經擔任過多家知名外商的總經理秘書，台北秘書協會前理事長，目前也是秘協中的重要訓練講師－游美未女士Tracy，她認為秘書工作主要以溝通為核心，而秘書對外的重要溝通工具，除了E-mail，就是電話了，因此Tracy 以她的專業經驗，與我們分享秘書的專業定位以及電話的應對技巧。

在Tracy的經驗中，往往一個老闆對內對外的人際關係成功與否，常常是靠著秘書的細心運作而成的，同樣的，一般人很容易去認定有什麼樣的秘書就有什麼樣的老闆這樣的想法，這樣說來，這個職務非但不只是一個幫襯的角色，還是主宰著老闆做人成功與否的關鍵。

當你聯絡某公司的經理，他的秘書冷漠無禮，你認為這是家怎樣的公司，這個經理是個怎樣的人？當你要向你的新任主管報到，但他的秘書卻輕忽怠慢，你又會怎麼看待這個主管呢？又如你打電話去拜訪一間公司但電話接聽者卻傲慢隨便，你認為這家公司是一家要求品質的公司嗎？

換句話說，除了代表主管外，秘書，更是代表了公司的門面形象，也掌握了組織的內部氣氛。

電話專業有秘訣

Tracy也與我們分享了她多年擔任專職秘書的經驗，Tracy表示，秘書對老闆而言，就是他的傳聲筒、他的形象代言人，秘書在說話處事、待人接物上是否圓融，遣詞用字是否親切得宜，傾聽與應對時是否經驗豐富，懂得如何拿捏接待的技巧，這些都是相當重要的。

專業的秘書，不但可以節省老闆的時間，還可以讓人感受到重視，例如在電話中以使用「您」這個字來代替你，就是讓客戶覺得備感尊重，好似被捧在手心的小技巧。

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台北市專業秘書暨行政人員協會（TPSAA）簡介

創會於民國六十三年十月份，為一非營利性質之社會公益團體，至今已邁向第三十三個年頭；從早期『建立認同秘書工作的價值』，到近年的『提昇專業秘書形象』，舉辦各種專業之演講、座談會、秘書訓練營、出版有關秘書事務專業刊物，以及提供輔導秘書就業相關資訊等，同時鼓勵秘書們不斷進修、終身學習進而對其服務之企業能有更卓越之貢獻，並回饋於社會。

游美未講師個人經歷

。美商日用品公司總經理執行秘書
。碩群精算管理顧問公司行政經理
。聯合利華總經理秘書/對外事務副理
。德商美最時業務總經理秘書