高 CP 值時代到疫情爆發，B2B 企業研討會 10 年趨勢轉變
全球指標性網路 B2B 企業研討會平台 GoToWebinar 報告顯示，疫情爆發以來，全球企業的線上研討會舉辦總數成長了 330% ，面臨平台的轉換造成互動模式不同，研討會行銷策略也跟著改變。根據 Enspyre 安石國際在 B2B 行銷 20 年和協助外商企業透過研討會開發 Lead 的經驗與觀察，發覺研討會近 10 年到疫情期間連動的趨勢，其中，最顯著的轉變是對於 KPI 的要求。
從 AIDA 銷售漏斗（Sales Funnel）來看，過往企業舉辦研討會，目的大多為是做品牌曝光，活動的 KPI 是以報名人數與出席率而訂。過去10 年來，越來越多企業開始重視活動舉辦的投資報酬率 ( ROI ) 或俗稱的 CP 值，舉辦研討會的目的在於吸引真正有需求的客戶，以縮短後續成交的時間，於是 KPI 變成以出席者的精準度與成交潛力而訂。
受到疫情衝擊，許多企業，包含全球科技大廠 Oracle 美商甲骨文，對 ROI 的重視比以往更強烈，策略上更將研討會縮小規模、鎖定出席者互動深度，期望在更短的時間內找到成交客戶。
接下來我們將分享企業如何順應變化，優化招生流程、減少 White Space，同時兼顧出席率與精準度。
企業研討會的最大阻礙：無法掌控出席人數、找不到對的出席者、不熟悉線上互動模式
舉辦一個成功的研討會的前提，簡單來說就是能精準達到預定的人數以及品質。然而，「出席率」和「出席者」的種種不確定性，使得在規劃研討會時，無法有效控管行銷成本；從管理者的視角來看，花了錢、辦了場活動，卻無法估算對公司業務成長的確切效益。
部分安石的客戶本身有多年舉辦研討會的經驗，規劃招生流程時，不論是時間安排或是管道宣傳的預算都能配置得當，即使從線下轉成線上也能無縫接軌，讓安石的電話行銷可以達到最高的效用；然而也有許多客戶，因為過度仰賴單一宣傳管道 (例如透過媒體發放電子報)，面臨報名狀況緩慢、報名者資格不符等狀況。
2020 年疫情爆發以來，線上研討會如雨後春筍般快速成長，在缺少了面對面交流的利基點下，「如何有效互動」也成了舉辦線上研討會新的難題。
綜合上述的觀察，我們認為只要能改善時程規劃與宣傳預算配置，即使是疫情期間，企業也能輕鬆辦出高成效的研討會。我們將在下個部分，透過安石實際協助 Oracle 美商甲骨文研討會邀約的案例，提供更詳細的說明。
遵守「 研討會邀約防漏對策」，輕鬆控管報名狀況和出席者精準度
Enspyre 安石國際獨創「研討會邀約防漏對策」，透過「 2 個關鍵時間點」以及「邀約名單篩選」，協助企業舉辦高效率線上或線下研討會。
對策一：怎麼掌控報名狀況與達到目標出席人數？這 2 個時間點都很重要
如何減少出席的不確定性呢？安石建議在「活動前 4 至 5 週 」就開始第一階段的「電話邀約」。根據安石的客戶分享，研討會老手都知道在活動宣傳初期，就需要執行具即時互動性，更能全面掌握邀約對象的出席意願，若未及早規劃適當的招生管道，容易在活動前幾天都還沒達到目標報名人數，也已來不及挽救。
第二個關鍵時間點是「活動前 3 天」，許多人在報名完活動以後，遇到臨時行程改變，甚至忘記活動時間，安石根據不同客戶需求，以電話或簡訊聯絡報名者做「行前提醒」，除了有提醒功能之外，也能再次更新更準確的出席狀況。
對策二：怎麼找到精準的出席者？邀約前就要「主動」篩選名單
若想透過研討會找到最精準的潛在客戶，那必須透過主動「篩選」出擊理想出席者，才能協助業務找到精準的 Leads。
安石將根據企業目標客群，在「活動前電話邀約」就先進行名單篩選，先確保「出席者是對的人」。在開始邀約前規劃精準的預計名單，篩選出產業類別、公司規模等的專門窗口。比起活動網站不指定自主曝光、廣發電子報，被動等待上門的管道，容易出現不適合的非公司決策者參與，因而降低研討會整體的潛在客戶比例。
〈 加碼分享 〉研討會後絕招 : 如何確保出席者轉換為精準潛在客戶？
在研討會結束之後進行「研討會後跟催」，是將出席者轉換為具高精準度的 Leads 的加分大絕，讓業務後續追蹤及成交。
為什麼這個階段很重要？出席者透過研討會，對於企業與產品有一定的瞭解程度後，便進入銷售漏斗的「引起興趣」和「決策」階段，此時讓潛在客戶更進一步向企業購買產品的關鍵就是「對品牌的信任」。因此，安石建議在研討會結束後電話關心出席者，能鞏固參加者對於品牌的好感及信任；也將即時獲得參加者的回饋，確認對方對於產品的購買預算及意願。
案例分享：Oracle 在疫情期間仍維持 100% 活動達標率
Oracle 美商甲骨文於 1977 年在美國加州創立，目前是全球性的 B2B 電子商業軟體和服務供應商，為企業定制電子商業策略與解決方案。與 Enspyre 安石國際自 2012 年開始合作，已累積過百場的「研討會邀約」。因總是超前部署，於活動前一個月就開始透過電話邀約出席者，平均出席人數達標率高達 100%。
Oracle 美商甲骨文的行銷部協理 George 給予安石服務很高的評價：「安石是值得信任的夥伴，幫助你達到 KPI！」
2021 年面臨疫情的挑戰，Oracle 美商甲骨文與許多企業一樣，都將實體研討會轉移線上，並為企業高階主管開設與雲端產品等相關主題的線上課程，持續觸及新的客戶。儘管線上能容納更多出席人數，但出席者在線上的互動深度低，不如面對面溝通有效，若希望轉換為潛在客戶，更仰賴出席者本身的精準度。
因此，安石因應 Oracle 美商甲骨文在疫情期間面臨的挑戰，除了維持與過往實體活動一樣 100% 報名人數達標率的成績，更加強了「出席者精準度」的篩選機制，創造更高品質的邀約名單，協助 Oracle 美商甲骨文面對病毒的挑戰時，維繫研討會達標率。
透過「商機開發」有效控制不確定性，加倍研討會的行銷效益
一般而言，研討會是 B2B 行銷、尋找潛在客戶的主要管道之一。當招生流程的不確定性下降、出席者精準度上升，便能有效的估算行銷成本、掌握研討會的行銷成效。業務在後續收網追蹤，也更加省時省力。
常見的研討會宣傳管道如電子報或媒體廣告投放，難以確保邀請到的出席者是否是目標觸及的企業窗口，若找不到真正有興趣的出席者，活動當下的溝通效果更是充滿挑戰。
「和其他宣傳管道相比，透過商機開發電話成功邀約的平均出席者成本不低，但是卻能更有效直接與目標客戶溝通和精選邀約名單。把之後轉換 Leads 的成本也納入考量，整體來說，電話行銷是 CP 值相當高的 B2B 商機開發、陌生開發工具。」 安石電話行銷經理暨業務總監 Sam 說道。
無論是實體還是線上活動，只要掌握「研討會邀約防漏對策」，就能像 Oracle 美商甲骨文一樣有很高的機率在疫情下舉辦高效率研討會。不論您是希望舉辦線上或線下研討會，讓安石來協助您解決招生的問題。
您也有辦企業研討會的需求嗎？想了解如何增加報名達標率和準確度嗎？歡迎立即聯絡我們。
