在以研討會來行銷新產品或公司，已經是稀鬆平常的事，但有許多的公司在花大錢辦研討會後，對於收集來的名單，或是研討會上交換過的名片，都是放在辦公室的資料夾裡，而不是將這些資料作最好的運用，導致越來越多經理人會覺得研討會的效果不彰，
在行銷預算有限的情況之下，便放棄舉行研討會，其實很多公司對如何舉辦研討會，並不清楚。
要辦一場高效益的研討會，專家們有這樣的建議:
連絡工具
雖然寄送電子郵件是相較成本較低的工具，但很多電子郵件，不是一開始，就被擋掉，要不就是從未被開啟，一般普通的郵件，也存在著同樣的問題，所以電話行銷是最有效率的工具，除了拒訪者外，可以很有效的做到研討會前後的連絡。
會前準備
開研討會，最重要的邀約名單的選擇，誰是這次的目標客戶群，還有主要貴賓席以及講師的邀請，跟確認出席人數。
邀約名單方面，要視研討會的目的來決定，如果是以增加公司的知名度為主，就可開辦一場大型的會議，表現公司在業界的優勢，讓更多人了解該公司，也是建立公司的品牌形象的好機會。
相較之下，如果是以開發為主，就應找出對公司產品或服務有需求的對象，以小型及有業務解說服務或需求的概念為主，針對這些潛在客戶去做邀約，建議可以製作客製化的邀請函，會更表示主辦單位的用心。
活動當日
在活動當天，也可準備名片掃描機，方便客戶留下聯絡方法，業務也可準備需求單，這有助於快速地了解顧客的需求，再過濾其顧客是否為目標客戶，也有便於會後，顧客資料管理的建立及管理。
活動之後
在活動結束之後，就要盡快的與客戶聯繫，首先是經由電子郵件或郵件，感謝客戶參加研討會，在顧客仍然記憶猶新時，你可以考慮用電訪來調查，顧客對於研討會的滿意度，關心客戶公司近況、建立好關係，對於有填需求表的顧客，根據其需要，準備適合客戶方案，並且要求拜訪客戶。
只要做到以上幾點，下次辦研討會必會更加成功。
