「有一段時間，我以為我和我的公司都要倒下了。」四十一歲的江先生，７年前因公司裁員而離開服務近十年的某大企業，花光積蓄創立了一家電子貿易公司，創業初期頗有獲利，但兩年多前受不景氣波及而面臨倒閉危機。江先生回憶過去說：「營業前幾年公司的營運狀況不錯，雖然不算賺大錢，但業績每年都有穩定的成長。

為擴展事業，公司增聘不少人手，最多的時候有三十多名員工，可是從兩年多前開始，經濟不景氣，生意少了，每月的開支卻沒有減少，慢慢地我意識到公司的財政出現很大的問題，看著會計報表，我看到的是一筆一筆的紅字；三十多名員工的薪水、辦公室的租金、辦公器材的維修保養費，每月都是一百多萬的支出。」

與大部分中小企業一樣，江先生的公司也在這幾年間隨著國際大市起伏，在市場氣氛好的時候，擴充業務、增加人手、搬新辦公室，但是缺乏有計劃的發展規劃的後果卻是經營成本的日漸加重，在大市看好時期，或許能收達到支平衡，一旦遇到市場不穩，很容易就會因為收支不平衡而成為市場犧牲品。

儘管痛苦，但為了公司的生存，江先生不得不進行裁員，從全盛時期的三十多位員工裁減到十幾個，其中大部分是總機、秘書等行政人員，辦公室也從台北市中心搬到工業區。雖然人事與租金開銷減少，可以暫時鬆一口氣，不過經營情況卻未見好轉，他發現客戶正逐漸流失，江先生說：「一開始，我以為是業務人員沒有認真工作，追究下來才知道，問題出在秘書身上。為了減低成本，當時只請了一名沒有工作經驗的秘書，負責接電話記錄客戶資料或報價等等。

但除了一些基本的電腦操作之外，其實秘書對公司的事並不熟悉，也沒有受過專業訓練，導致許多合作多年的廠商投訴，下單、詢價都要等上一、兩個禮拜，很多時候連誰打來，打來找誰，全都搞不清楚，電話留言一塌胡塗，甚至新客戶的來電最後不知所蹤，造成公司很大損失。只是公司每個人都忙於拜訪客戶衝刺業績，根本不可能花時間去培訓她，再說，我本身也不是行政客服人員，要教也沒辦法；可是生意不等人，客戶上門找你找不到，自然找別家去。」

當時，江先生曾考慮增聘幾名資深秘書，但礙於成本而非常猶豫，朋友建議他使用安石行動商務中心的「電話秘書」服務。他抱著姑且一試的心態，與安石行動商務中心接洽，洽談之後，他才意識到專業與否的秘書，對客戶的回流率其實起著關鍵性的作用。

而安石的業務發展管理師在深入了解過江先生的情況後，提議他除了「電話秘書」外，可考慮搭配「虛擬辦公室」服務，進行辦公室ｅ化，每日為他的企業代收傳真並以電子檔形式建檔傳送，確保資料的完整性之餘，更可以減少傳真機等辦公室器材的成本，而且通訊地址也能從工業區遷回台北市的高級地段，有助於重建公司的整體形象。

「剛使用的時候，也只是抱著觀望態度，覺得『電話秘書』和『虛擬辦公室』的收費比請一個工讀生還要便宜，應該不會有很大的幫助，真的沒想到安石的整個服務規劃和系統這麼完善，除了有清楚公司情況的專業電話秘書為我接聽專線外，也先替我做簡單的瞭解和處理，遇到有時效性的來電時，還會立刻以手機或簡訊通知我，加上每天傳送的詳細通聯記錄和所有ｅ化傳真，確實大量節省了我的時間。」

江先生笑著說：「現在我的員工數又增加回二十人左右，但絕大部分都是業務人員，因為我已經不需要再花錢去聘請一堆行政跟總機人員，辦公室裡面也不會再聽到傳真機刺耳的聲音。省下了人事費和租金，公司比以前有更多資金去引進新技術，安石行動商務中心對我們的發展確實很有幫助。」

台灣的中小企業佔市場企業總數的９６％，是台灣經濟發展與社會安定的原動力，然而，全球產業的不斷變遷，形成中小企業也必須跟著轉型，面對經濟環境的劇烈改變，中小企業動輒有倒閉危機，江先生的案例其實每天都在發生，但或許很多傳統中小企業還沒真正意識到，全球企業都正走向商務委外與企業虛擬化。

在上禮拜的專業分工精緻化 全球委外新趨勢—跨國企業的瘦身術中，我們談及跨國企業如何善用委外，但事實上，人小力弱的中小企業比跨國集團更需要委外服務的的幫助。面對市場的不穩定，中小企業勢必需著手減少成本，以行政委外取代本身的人力負擔，多利用「虛擬辦公室」等方式，來增加效率及對客戶的掌握度，中小企業若要具備未來競爭力，則必須跟隨跨國企業的腳步，善加利用商務委外降低營運成本，並致力於企業ｅ化，相信才是最重要的成功關鍵。

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