網路的發達與便利，造成電子郵件的增加，如何妥善的管理電子郵件，可不是人人都做得到，專業的英國電訪中心，請教數位專家，提供下列建議:

兩小時為限
客戶的耐心有限，通常期待在兩個小時內，就應該得到回覆，可是有太多的時候，電子信件就被遺忘，但是有些企業只當做確認事務的證據，並沒有將它作為客戶服務的一環。

基礎原則
電子信箱的使用原則應該要清楚，電子信箱只是溝通的工具之一，使用電子信箱回覆客戶進度時，應在信上加註完成客戶要求的時間、追蹤進度，以及確定有回答到客戶的問題。

確認信件回覆狀況
電子信箱作為與客戶或合作廠商的溝通工具，就應該要確認信件有確實回覆，這個不單單只是人的管理，還有郵件程式設定，有自動提醒功能的，也是值得考慮的選擇。

回覆方式
企業應有一貫的回覆模式，從信件的抬頭，跟回覆問題的順序，都可以表現出企業專業的形象。

與客戶確認
電子郵件也許是企業一貫的溝通方式，但是卻不一定是客戶的，所以應與客戶確認最適合的溝通模式，尤其是當客戶在國外的時候，也許傳真或其他方式更為適合。

常見問題集
一般而言，企業每天會收到超過300封信以上，其中有相當多的問題都是重複的，企業應建立常見問答題庫，可以替職員省下很多的時間。

信件分類
電子郵件系統應有來信分類的功能設定，所以信件會被自動歸類到，設定好類別，還可以增加群組的自動回覆訊息，這都可以節省時間。

信件模式
信件內容要以簡單的文字為主，首先可以避免信件過大，而無法順利寄出，或是寄的時間過久，也應該考慮到程式語法的不同，是否會造成無法觀看信件，或是無法閱讀附加檔案。

還在用Outlook嗎?
其實Outlook的功能，可能無法做到上量需求，越來越公司開始使用其他的電子信箱系統，有雲端功能的電子信箱，也是一個好的選擇，也可以避免電子信箱的資料流失，有很多公司，因為離職員工將信件刪除，而導致公司失去一些重要的資料，這樣的問題也可以藉由較好的系統來避免。